Đối với chủ doanh nghiệp nhỏ, việc nộp thuế có thể trở thành một gánh nặng thêm. Nhưng mùa thuế cũng là cơ hội để hiểu và tận dụng những khoản khấu trừ thuế có thể giúp ích cho lợi nhuận của công ty bạn.
Cục Thuế Thu Nhập Liên Bang (IRS) cung cấp các khoản khấu trừ thuế đặc biệt dành cho chủ doanh nghiệp, bao gồm các khoản khấu trừ cho chi phí văn phòng tại nhà, chi phí xe cộ, và thậm chí cả một số chi phí cá nhân như phí bảo hiểm sức khỏe. Dưới đây là 16 khoản khấu trừ thuế cho doanh nghiệp nhỏ, một số đã được biết đến và một số khác thì không.
16 khoản khấu trừ thuế cho doanh nghiệp nhỏ Để giúp đỡ những người bạn chủ doanh nghiệp nhỏ của chúng tôi, chúng tôi đã tổng hợp danh sách này về một số khoản khấu trừ thuế cơ bản mà IRS cung cấp để giúp giảm khoản thuế của bạn. Hãy nhớ rằng, luôn luôn là một ý tưởng tốt khi tham khảo ý kiến của một chuyên gia thuế về cách áp dụng những khoản khấu trừ này vào các hoạt động kinh doanh của bạn.
16 khoản khấu trừ thuế dành cho doanh nghiệp nhỏ đáng biết
1. Khấu trừ văn phòng tại nhà
- Tất cả bắt đầu từ gia đình. Nếu bạn sử dụng một phần của nhà mình làm không gian văn phòng, bạn có thể khấu trừ các chi phí đó.
- Điều này đúng cho cả nhà ở, căn hộ, chung cư, nhà di động, hoặc thậm chí là một chiếc thuyền. Điều này cũng bao gồm các cấu trúc trên đất như một nhà ga không gian, studio, và chuồng trại.
- Để đủ điều kiện cho khoản khấu trừ này, IRS nói rằng chủ doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện sau đây:
- Khoảng không gian phải được sử dụng độc quyền và đều đặn cho mục đích kinh doanh. Nói cách khác, nếu không gian cũng là phòng dành cho khách hoặc phòng tập gym tự chế, nó sẽ không đủ điều kiện.
- Nhà phải là nơi chính thức của hoạt động kinh doanh. Một ai đó vẫn có thể đủ điều kiện cho khoản khấu trừ này ngay cả khi họ tiến hành kinh doanh ngoài nhà, miễn là nhà là nơi chính thức để thực hiện các hoạt động quản lý và hành chính.
- Bạn bị giới hạn về một số mét vuông nhất định, và có hai cách khác nhau để yêu cầu khấu trừ. Dưới đây là hướng dẫn đầy đủ về cách yêu cầu khấu trừ văn phòng tại nhà.
2. Văn phòng phẩm
- Tất nhiên, bạn sẽ phải mua các vật văn phòng phẩm — và miễn là chúng chỉ dành cho mục đích kinh doanh, bạn có thể khấu trừ các chi phí đó. Các vật phẩm có thể bao gồm máy in, máy quét, đồ kẹp giấy, bút, và thậm chí là đồ nội thất văn phòng.
- Để một chi phí được coi là hợp lệ, IRS nói rằng nó cần phải đồng thời là “thường xuyên” và “cần thiết.” Được định nghĩa là một chi phí “phổ biến và được chấp nhận trong ngành của bạn.” Một chi phí cần thiết được định nghĩa thêm là một chi phí “hữu ích và phù hợp cho nghề nghiệp của bạn.”
- Bạn chỉ có thể khấu trừ các chi phí này trong năm bạn mua chúng.
3. Chi phí khởi nghiệp
- Các chi phí khởi nghiệp là các chi phí liên quan đến nghiên cứu và điều tra để bắt đầu kinh doanh cũng như các chi phí ban đầu.
- Một số ví dụ về các chi phí có thể khấu trừ bao gồm nghiên cứu thị trường và sản phẩm, quảng cáo liên quan đến việc mở cửa doanh nghiệp, đào tạo nhân viên, di chuyển liên quan đến việc thu hút khách hàng, phí tư vấn, và nhiều hơn nữa.
4. Chi phí thuê
- Các khoản thanh toán thuê mặt bằng kinh doanh của bạn có thể được khấu trừ.
- Một lưu ý về điều này là: Để đủ điều kiện, bạn không được sở hữu bất kỳ bất động sản nào hoặc có bất kỳ hợp đồng bán có điều kiện nào cho phép bạn xây dựng vốn sở hữu trong tài sản.
5. Phần mềm
- Bất kỳ loại phần mềm nào bạn mua cho mục đích kinh doanh, bao gồm cả các dịch vụ đăng ký và thuê, đều có thể được khấu trừ trên báo cáo thuế của bạn. Ví dụ có thể là Microsoft Word, Quickbooks, Photoshop, phần mềm mạng xã hội và nhiều hơn nữa.
- Cùng tiêu chuẩn áp dụng cho phần mềm như đối với vật phẩm văn phòng. Phần mềm phải là “thường” và “cần thiết” trong ngành của bạn.
6. Bữa ăn kinh doanh
- Vấn đề này đã thay đổi trong vài năm gần đây. Vì vậy, nếu bạn không cập nhật, đây là thoả thuận.
- Kể từ năm 2023, các chi phí giải trí kinh doanh không còn được khấu trừ nữa. Trước đây, bạn có thể được khấu trừ 50% chi phí giải trí liên quan đến kinh doanh như các buổi hòa nhạc, sự kiện thể thao, dã ngoại golf và nhiều hơn nữa. Nhưng thời kỳ đó đã qua.
- Tin tốt là nhiều chi phí liên quan đến ăn uống kinh doanh vẫn được khấu trừ theo mức độ khác nhau. Tiệc mừng công ty cả nhân viên, ăn uống được tính vào tiền lương chịu thuế cho nhân viên, và thức ăn và đồ uống được cung cấp miễn phí cho công chúng đều được khấu trừ 100%.
- Các buổi ăn tối với khách hàng, bữa ăn trong các hội nghị hoặc khi đi du lịch công tác, thức ăn cho một cuộc họp ban quản trị, và bữa ăn được cung cấp cho nhân viên làm việc sau giờ làm việc đều được khấu trừ 50%.
- Nhớ luôn giữ những biên lai đó.
7. Chi phí du lịch
- Giống như chi phí ăn uống, việc đi du lịch vì mục đích kinh doanh có thể được khấu trừ.
- Để đủ điều kiện, bạn cần phải đi du lịch xa nơi làm việc trung tâm của bạn hơn một ngày làm việc bình thường và bạn cần phải ngủ để đáp ứng nhu cầu công việc. IRS nói rằng việc đi công tác không được phép phô trương, hoa mỹ, hoặc vì lý do cá nhân.
- Các ví dụ có thể được khấu trừ bao gồm:
- Chi phí du lịch bằng máy bay, xe buýt, tàu hoặc ô tô
- Tiền taxi hoặc Uber
- Sử dụng ô tô cá nhân cho mục đích kinh doanh
- Chỗ ở
- Bữa ăn
- Chi phí giặt ủi
- Tiền boa
- Du lịch đến hội nghị và hội thảo cũng được khấu trừ miễn là chúng có lợi ích cho doanh nghiệp.
8. Hệ thống báo động
- Hệ thống an ninh, bao gồm hệ thống giám sát và báo động đánh cắp, được xem là chi phí kinh doanh thường xuyên và cần thiết và có thể được khấu trừ.
- IRS nói rằng những chi phí này không nên quá mức hoặc không hợp lý, và bạn cần phải có thể chứng minh chi phí nếu cần. Ngoài ra, nếu nhà của bạn là nơi làm việc chính thức của bạn, hệ thống an ninh của nhà bạn cũng là một chi phí kinh doanh khấu trừ.
9. Xe cộ kinh doanh
- Nếu bạn có một phương tiện bạn chỉ sử dụng cho kinh doanh, IRS cho phép bạn khấu trừ toàn bộ các chi phí liên quan đến sở hữu và vận hành của nó. Nếu bạn có một phương tiện vừa dùng cho cả kinh doanh và sử dụng cá nhân, bạn chỉ có thể khấu trừ các chi phí liên quan đến kinh doanh.
- Bạn có hai lựa chọn khi xác định số tiền có thể khấu trừ cho phương tiện của bạn:
- Tỷ lệ điểm số tiêu chuẩn: Đây là 65,5 cent cho mỗi dặm trong năm thuế 2023.
- Phương pháp chi phí thực tế: Bạn cần xác định các chi phí thực tế bạn phải chi cho việc vận hành ô tô cho phần mà chỉ được sử dụng cho mục đích kinh doanh. IRS nói rằng điều này bao gồm “xăng, dầu, sửa chữa, lốp xe, bảo hiểm, phí đăng ký, giấy phép, và sự suy giảm (hoặc thanh toán thuê mua) thuộc về phần số dặm tổng số mà điều này là số dặm kinh doanh.”
- Bạn có thể tính toán cả hai phương pháp để xác định xem phương án nào mang lại khoản khấu trừ lớn hơn.
10. Phí chuyên gia
- Bất kỳ dịch vụ chuyên môn nào bạn trả tiền liên quan đến doanh nghiệp của bạn, chẳng hạn như phí luật sư hoặc thuế do một CPA chuẩn bị, được xem là chi phí kinh doanh thường xuyên và cần thiết và đủ điều kiện cho việc khấu trừ.
- IRS lưu ý rằng các chi phí luật pháp bạn trả để mua các tài sản kinh doanh thường không được khấu trừ, tuy nhiên.
11. Lương nhân viên và lao động hợp đồng
- Tất cả các khoản thanh toán cho nhân viên W-2 làm việc full-time và part-time đều được khấu trừ đầy đủ, bao gồm cả hoa hồng và thưởng.
- Bạn cũng có thể khấu trừ các khoản thanh toán cho các nhà thầu độc lập và freelancer. Chỉ cần đảm bảo rằng họ được phân loại như vậy bằng cách điền đơn 1099 cho bất kỳ nhà thầu nào bạn trả hơn 600 đô la mỗi năm.
12. Bảo hiểm kinh doanh
- Bất kỳ chi phí bảo hiểm nào liên quan đến hoạt động thường xuyên của doanh nghiệp của bạn cũng được khấu trừ. Điều này bao gồm bảo hiểm tài sản, trách nhiệm, bảo hiểm tai nạn lao động, và thậm chí cả bảo hiểm ô tô.
- Chủ doanh nghiệp tự làm chủ cũng có thể khấu trừ chi phí bảo hiểm sức khỏe cho cả chủ doanh nghiệp và gia đình của họ.
13. Internet, điện thoại, tiện ích
- Giống như nhiều khoản khấu trừ khác, bạn có thể khấu trừ toàn bộ chi phí tiện ích của bạn — sưởi ấm, điện, nước, điện thoại, thoát nước, vv — nếu nơi làm việc chính của bạn không phải là nhà của bạn. Nếu không, bạn chỉ có thể khấu trừ phần bạn sử dụng cho kinh doanh.
- Nếu văn phòng chính của bạn là nhà của bạn và bạn tạo ra một dòng điện thoại thứ hai cho việc sử dụng kinh doanh, chi phí đó được khấu trừ hoàn toàn, cũng như bất kỳ chi phí internet nào liên quan đến hoạt động kinh doanh của bạn.
14. Nợ xấu
- Nếu bạn đã cho vay tiền cho một khách hàng, nhà cung cấp hoặc nhân viên và không bao giờ nhận lại, bạn có thể khẳng định khoản khấu trừ “nợ xấu”.
- IRS nói rằng bạn cần phải có thể chứng minh đó là một khoản vay kinh doanh, không phải cá nhân, và không phải là một món quà. Họ bổ sung rằng “một khoản nợ liên quan chặt chẽ đến hoạt động thương mại của bạn nếu động cơ chính của bạn khi ghi nợ là liên quan đến kinh doanh.”
- Các ví dụ bao gồm:
- Cho vay tiền cho khách hàng, nhà cung cấp, nhà phân phối và nhân viên
- Bán hàng trả góp cho khách hàng
- Đảm bảo vay tiền kinh doanh
- Các ví dụ bao gồm:
15. Quảng cáo và tiếp thị
- IRS sẽ cho phép bạn có khoản khấu trừ thuế để thu hút khách hàng mới và giữ chân khách hàng hiện tại thông qua marketing và quảng cáo. Một lần nữa, các chi phí phải là thường xuyên và cần thiết cho doanh nghiệp cụ thể của bạn.
- Các khoản khấu trừ tiêu biểu có thể bao gồm các chi phí quảng cáo hợp lý liên quan đến doanh nghiệp, quảng cáo tên doanh nghiệp như một cách để giữ tên doanh nghiệp trong tâm trí của công chúng, cũng như việc cung cấp bữa ăn, giải trí hoặc vui chơi cho công chúng như một cách để tạo sự hảo ý trong cộng đồng.
16. Đóng góp nghỉ hưu
- Là chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể khấu trừ các đóng góp của mình vào một kế hoạch nghỉ hưu, miễn là kế hoạch đó được chấp nhận về mặt thuế. Điều này áp dụng cho cả những người làm chủ doanh nghiệp độc lập, trong một liên danh, hoặc là thành viên của một LLC.
- Việc làm chủ tự do, thay vì làm việc cho một nhà tài trợ có kế hoạch 401(k) hoặc hệ thống nghỉ hưu, có nghĩa là bạn sẽ phải tự làm tất cả công việc với IRS để đảm bảo các đóng góp của bạn là khấu trừ thuế.
Cách nộp thuế cho doanh nghiệp nhỏ
Cách bạn nộp thuế cho doanh nghiệp nhỏ của mình hoàn toàn phụ thuộc vào cách bạn phân loại doanh nghiệp của mình.
– Chủ doanh nghiệp cá nhân (Sole proprietorship)
- Với một chủ doanh nghiệp cá nhân, doanh nghiệp chính không được đánh thuế. Thay vào đó, chủ doanh nghiệp báo cáo lợi nhuận và lỗ của doanh nghiệp trên báo cáo thuế cá nhân của họ.
- Ngoài việc điền vào báo cáo thuế cá nhân 1040 thông thường, chủ doanh nghiệp cá nhân sẽ phải nộp một Schedule C để báo cáo những lợi nhuận hoặc lỗ đó. Nếu doanh nghiệp có doanh thu hơn 400 đô la như một chủ doanh nghiệp cá nhân, chủ sẽ cũng cần nộp một Schedule SE để báo cáo và trả thuế Bảo hiểm Xã hội và Medicare.
– Cộng tác (Partnership)
- Giống như chủ doanh nghiệp cá nhân, các liên danh cũng được đánh thuế ở cấp độ cá nhân, không phải ở cấp độ doanh nghiệp — một thuật ngữ mà IRS gọi là “thuế chuyển tiếp” vì thuế chuyển qua doanh nghiệp cho chủ doanh nghiệp.
- Liên danh nên sử dụng một báo cáo thông tin, gọi là Biểu mẫu 1065, để báo cáo lợi nhuận hàng năm, lỗ, khấu trừ và các khoản khấu trừ thuế từ việc vận hành liên danh. Các đối tác cá nhân cũng nên nộp một Schedule K-1 để báo cáo lợi nhuận và lỗ cá nhân của họ liên quan đến doanh nghiệp, cùng với báo cáo thuế cá nhân tiêu chuẩn của họ.
– Công ty (Corporation)
- Khác với liên danh và chủ doanh nghiệp cá nhân, công ty phải trả thuế cho lợi nhuận của họ, và cổ đông của công ty cũng phải trả thuế khi lợi nhuận đó được chi trả dưới dạng cổ tức.
- Công ty sử dụng Biểu mẫu 1120 để báo cáo thu nhập, lợi nhuận, lỗ, khấu trừ, và các khoản khấu trừ thuế thu nhập của họ.
(Nguồn: Tổng hợp)
