- Kế hoạch để thành công bằng cách xây dựng kế hoạch kinh doanh, tiết kiệm đủ tiền để khởi động và lập ngân sách.
- Hãy tách biệt tài chính doanh nghiệp và tài chính cá nhân của bạn bằng cách mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và chọn thẻ tín dụng doanh nghiệp với những lợi ích hữu ích.
- Luôn cập nhật tình hình tài chính của bạn bằng cách đánh giá ngân sách thường xuyên và thực hành kế toán tốt.
- Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc theo kịp sổ sách kế toán hoặc chi phí, hãy cân nhắc việc lập ngân sách để nhờ sự trợ giúp từ bên ngoài, chuyên nghiệp.
- Cho dù bạn là một doanh nhân dày dặn kinh nghiệm hay chỉ mới bắt đầu công việc kinh doanh của riêng mình, một trong những điều tốt nhất bạn có thể làm cho doanh nghiệp của mình là tổ chức tài chính.
Bằng cách phát triển một chiến lược mạnh mẽ cho tài chính doanh nghiệp của mình, bạn có thể thiết lập các kỹ thuật mạnh nhất để giảm chi phí kinh doanh, lập kế hoạch cho tương lai và chuẩn bị cho mùa thuế. Dưới đây là bảy mẹo tổ chức tuyệt vời mà bạn có thể bắt đầu thực hiện ngay hôm nay.
Xây dựng Nền tảng Tài chính Phù hợp
Giai đoạn đầu khi bắt đầu kinh doanh là thời điểm tốt nhất để bạn chuẩn bị cho sức khỏe tài chính lâu dài.
Đầu tiên, kế hoạch kinh doanh của bạn có thể đóng vai trò là bản đồ đường đi của bạn. Một kế hoạch kinh doanh truyền thống thường bao gồm mọi thứ, từ những số liệu tài chính chuyên sâu đến kế hoạch và mục tiêu tài chính hướng tới tương lai của bạn.
Bạn cũng có thể xem xét các nguồn lực để giúp bạn bắt đầu công việc kinh doanh của mình. Các tổ chức địa phương, quốc gia và tư nhân khác nhau có thể giúp bạn tìm nguồn tài trợ và nguồn lực để khởi động doanh nghiệp của mình.
Tuy nhiên, bạn cũng nên đảm bảo rằng mình đã chuẩn bị tài chính để dành một số tiền đáng kể, đặc biệt là từ rất sớm. Mặc dù số tiền có thể khác nhau nhiều tùy thuộc vào ngành của bạn, nhưng dữ liệu cho thấy các chủ doanh nghiệp nhỏ chi khoảng 40.000 USD chỉ trong năm đầu tiên của họ.
Thiết lập Ngân sách Kinh doanh
Lập ngân sách kinh doanh cũng tương tự như lập ngân sách cho chính hộ gia đình của bạn. Bạn muốn chắc chắn rằng bạn đang chi tiêu trong khả năng của mình và vay mượn để tạo ra của cải, thay vì làm cạn kiệt nó. Nếu không có ngân sách, bạn có nguy cơ bội chi và rơi vào cảnh nợ nần.
Trong số các câu hỏi bạn cần trả lời để có thể phát triển ngân sách kinh doanh thực tế và linh hoạt bao gồm:
- Bạn hiện có bao nhiêu vốn và sẽ sớm có?
- Chi phí cố định và biến đổi của doanh nghiệp bạn là gì?
- Bạn có quỹ dành riêng cho các chi phí hoặc trường hợp khẩn cấp trong tương lai không?
Sau khi có ngân sách kinh doanh, bạn có thể tạo báo cáo lãi lỗ (P&L) hoặc báo cáo thu nhập. Đây là ảnh chụp nhanh về thu nhập và chi phí của doanh nghiệp bạn trong một khoảng thời gian cố định, chẳng hạn như một quý hoặc năm tài chính. Bạn cũng sẽ cần tài liệu này nếu bạn chọn nộp đơn xin vay vốn kinh doanh.
Lựa chọn Phần mềm Kế toán Phù hợp
Các công cụ phù hợp có thể giúp việc duy trì ngân sách kinh doanh của bạn dễ dàng hơn rất nhiều — và giúp bạn tiết kiệm thời gian khi mùa thuế đến gần.
Trên thị trường có rất nhiều phần mềm kế toán. Chọn một cái phù hợp với ngành, nhu cầu và hạn chế tài chính của bạn. Các phiên bản miễn phí hoặc giá rẻ thường có sẵn, cung cấp các bản nâng cấp nếu sau này bạn cần thêm chuông và còi.
Hầu hết tất cả các chương trình này đều có thể hỗ trợ bạn về dòng tiền, bảng lương, hóa đơn, thanh toán cho nhà cung cấp đúng hạn và chuẩn bị cho bạn về thời gian nộp thuế. Bạn không cần phải tìm kiếm biên lai hoặc băn khoăn liệu mình có tiền mặt để thanh toán hóa đơn hay không vì thông tin đó nằm trên màn hình của bạn, sẵn sàng cho bạn bất kỳ lúc nào.
Mở Tài khoản Ngân hàng Doanh nghiệp
Một nguyên tắc quan trọng của một tổ chức với tư cách là một doanh nhân hoặc chủ doanh nghiệp nhỏ là tách biệt chi phí kinh doanh và chi phí cá nhân.
Sẽ là khôn ngoan nếu có một tài khoản tiền gửi chỉ dành cho mục đích kinh doanh. Một tài khoản riêng không chỉ giúp bạn nắm rõ dòng tiền mà nếu công ty của bạn gặp rắc rối về mặt pháp lý, tài sản cá nhân của bạn có thể được bảo vệ khỏi các vụ kiện tụng và kiểm toán.
Bob Marshall, giám đốc điều hành chiến lược và phát triển kinh doanh cho phát triển doanh nghiệp nhỏ tại Wells Fargo cho biết: “Việc tìm ra cách tách các chi phí gắn liền với hoạt động kinh doanh của bạn khỏi tài chính cá nhân có thể khiến bạn phải làm quen”. “Cũng có thể mất thời gian để mở tài khoản doanh nghiệp và trang bị hệ thống để theo dõi tài chính doanh nghiệp của bạn một cách chính xác. Nhưng sự tách biệt đó rất quan trọng. Nó có thể giúp bạn xác định mức độ lành mạnh của doanh nghiệp và giúp cuộc sống dễ dàng hơn nhiều trong thời gian tính thuế.”
Bạn thậm chí có thể sáng tạo với các tài khoản của mình để giúp việc tổ chức tài chính của bạn trở nên dễ dàng hơn.
“Tôi có nhiều tài khoản khác nhau trong cùng một ngân hàng để chi trả chi phí hoạt động, tiền lương, chi phí, thuế. Bằng cách đó tôi biết chắc chắn mình có tiền cho họ khi tôi cần.” — Giám đốc điều hành Sejal Lakhani-Bhatt , CloudWerxe và TechWerxe
Chọn Thẻ Tín dụng Doanh nghiệp Phù hợp
Giống như tài khoản tiền gửi, đừng rơi vào cái bẫy vô tổ chức khi trộn lẫn các giao dịch thẻ tín dụng cá nhân và doanh nghiệp. Nó không chỉ có thể làm phức tạp vấn đề tài chính của bạn một cách không cần thiết mà thẻ tiêu dùng sẽ không mang lại những lợi ích đặc biệt của thẻ tín dụng doanh nghiệp cho việc chi tiêu và tổ chức của bạn.
Cách chọn thẻ tín dụng doanh nghiệp tùy thuộc vào điểm tín dụng của bạn và những gì bạn muốn từ tài khoản.
Một số thẻ tín dụng doanh nghiệp có kèm theo các công cụ quản lý chi phí miễn phí. Thẻ vàng doanh nghiệp American Express® đi kèm với bản tóm tắt cuối năm hàng năm, khả năng kết nối tài khoản của bạn với Intuit QuickBooks, quyền truy cập vào Vendor Pay của Bill.com và hơn thế nữa.
Nếu bạn muốn cấp cho một số nhân viên nhất định quyền truy cập vào tài khoản, nhiều danh thiếp nhỏ cung cấp miễn phí các thẻ nhân viên bổ sung, chẳng hạn như Thẻ tín dụng Ink Business Preferred® của Chase. Bạn cũng sẽ có quyền truy cập ngay vào các giao dịch của họ, vì vậy bạn sẽ không phải đợi họ gửi báo cáo chi phí.
Thẻ tín dụng doanh nghiệp cũng có thể giúp bạn xây dựng điểm tín dụng doanh nghiệp, điểm này khác với điểm tín dụng cá nhân của bạn. Tín dụng kinh doanh lớn là điều cần thiết để tiếp cận nguồn tài chính, bảo hiểm trong tương lai và hơn thế nữa.
Biến việc Đánh giá hoặc Kiểm tra Thường xuyên thành Thói quen
Ngay cả khi có những hệ thống tốt nhất, việc quản lý tài chính của bạn vẫn có thể dễ dàng bị chệch hướng khi bạn bận rộn. Nếu điều đó xảy ra và bạn chờ đợi quá lâu để quay trở lại đúng hướng, thì tất cả những công việc khó khăn mà bạn đã làm để sắp xếp ngân sách kinh doanh của mình có thể rơi vào tình trạng hỗn loạn.
Đánh dấu lịch của bạn để xem xét lại tiền của bạn ít nhất hàng tháng, mặc dù thường xuyên hơn thì tốt hơn.
Lakhani-Bhatt kiểm tra các khoản phải thu, khoản phải trả và hóa đơn hàng tháng hai lần một tháng để cô có thể phát hiện sớm bất kỳ thay đổi nào cần thực hiện. Cô nói: “Hàng quý chúng tôi xem xét các dự án chúng tôi muốn thực hiện, kiểm tra giá cả. “Hàng năm chúng tôi thực hiện đánh giá đầy đủ các nhà cung cấp, tìm hiểu xem chúng tôi có cần công nghệ mới hay không.”
Cam kết ưu tiên việc xem xét tình hình tài chính của doanh nghiệp bạn và bạn có thể đảm bảo rằng bạn đang thực hiện đúng kế hoạch của mình hoặc điều chỉnh ngân sách nếu cần.
Nếu không có thời gian, hãy ủy thác hoặc Thuê người
Cuối cùng, bạn có thể bị choáng ngợp bởi nhu cầu sắp xếp tài chính doanh nghiệp của mình một cách ngăn nắp. Trước khi điều đó xảy ra, hãy đo nhiệt độ của bạn.
Bạn lo lắng về việc liệu bạn có thể thanh toán cho nhà cung cấp và nhà cung cấp của mình hay không, hay hóa đơn thẻ tín dụng của bạn đang leo thang một cách khó chịu? Bạn có nghĩ rằng chi phí của mình có thể quá cao nhưng không biết làm cách nào để giảm chúng? Bạn có chậm nộp thuế ước tính hàng quý không?
Dù thế nào đi nữa, nếu bạn không thể tự mình xử lý vấn đề tài chính kinh doanh của mình, bạn có thể thấy việc giao phó cho một người có trình độ, đáng tin cậy trong công ty hoặc thuê một chuyên gia bên ngoài sẽ hữu ích hơn.
Người kế toán có thể đảm nhận các trách nhiệm như giám sát chi phí, thanh toán hóa đơn và ghi lại các giao dịch. Kế toán viên có thể giúp tư vấn tài chính và thuế dài hạn hơn. Đánh giá xem bạn đang lạc lối ở đâu để xác định loại trợ giúp nào bạn sẽ được hưởng lợi nhiều nhất.
Điểm quan trọng nhất
Để đảm bảo sức khỏe tài chính lâu dài cho doanh nghiệp của bạn, điều quan trọng là bạn phải có chiến lược tổ chức tài chính. Từ việc lập ngân sách kinh doanh đến ủy quyền hoặc thuê trợ giúp nếu cần, có những bước bạn có thể thực hiện để giảm chi phí kinh doanh, chuẩn bị cho tương lai và duy trì hoạt động kinh doanh thành công.
Chọn thẻ tín dụng doanh nghiệp tốt nhất cho nhu cầu của bạn là một trong những phần quan trọng nhất của bất kỳ chiến lược tài chính doanh nghiệp nào. Với loại thẻ phù hợp, bạn có thể đơn giản hóa hoạt động tài chính của mình đồng thời tận dụng các đặc quyền dành riêng cho chủ thẻ chỉ được cung cấp thông qua thẻ tín dụng doanh nghiệp.
Cho dù bạn mới bắt đầu hay đã phát triển doanh nghiệp của mình trong nhiều năm thì không bao giờ là thời điểm tồi để bắt đầu tổ chức tài chính doanh nghiệp của mình. Bằng cách làm theo các mẹo của chúng tôi, bạn có thể thiết lập doanh nghiệp của mình để thành công.
(Nguồn: Tổng hợp)
